第一章 总 则
第一条 公文是保证学校进行公务活动的重要工具和手段，是具有特定效力和规范格式的文书。为使我校党、政公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《山东省〈党政机关公文处理工作条例〉实施办法（试行）》（鲁办发〔2012〕25号）及有关规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用我校校级党政公文处理工作和各部门、院（系）的公文处理工作。各二级党政部门、院（系）可向下级单位或有业务关系的部门、院（系）行文，但除工会、校团委外，不得对学校以外的单位行文。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作人员应当具有较高的政治和业务素质，恪尽职守，严谨细致，遵守纪律，保守秘密。
第四条 在公文处理工作中，应遵循党和国家的方针、政策、法律和有关规定；应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则；必须严格执行国家保密规定，确保国家秘密安全。
第二章 公文的种类
第五条 学校和各二级党政部门、院（系）行文，应根据其隶属关系、职权范围、发文目的、公文内容及行文关系，正确选用公文种类。常用公文种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）通告
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（三）通知
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（六）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复
适用于答复下级单位的请示事项。
（八）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函
适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十）纪要
适用于记载会议主要情况和议定事项。
（十一）决议
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
第三章 公文格式
第六条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。一般用黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注；密级和保密期限用“★”隔开。未标明或者未通知保密期限的秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文、翻印的公文、纪要和电报可不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第七条 公文的版式参照附件2执行。
第八条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第九条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。
第四章 行文规则
第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十一条 从严控制公文制发数量。凡国家法律法规和党内法规有明确规定的，不再制发公文。现行公文规定仍然适用的，不再重复发文。对上级部门的普发性公文，根据自身实际没有必要以公文形式提出贯彻落实措施的，不再印发公文。从严控制以会议名义突击印发公文。不得将是否印发公文作为考核项目。
第十二条 严格掌握公文制发规格。可以部门、院（系）名义行文的，不以学校党政名义或学校党委、院长办公室名义行文。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位，并说明原因。
第十四条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）以正式公文形式报送，不得以“请阅件”，“呈阅件”等非规范形式报送。
（二）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
（三）属于党委（党总支）职权范围内的工作，以党委（党总支）名义报送上级党委；属于行政职权范围内的工作，以行政名义报送上级单位。
（四）向上级主管单位请示、报告重大事项，应当经本级党委（党总支）、主管单位同意或者授权。
（五）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。
（六）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（七）各党总支（党委），各部门、院（系）向校党委、校行政行文，一律按照程序报党委、院长办公室，再由党委办公室或院长办公室转校党委、校行政批示。校领导本人不受理直接报送的非紧急、敏感事项公文。
第十五条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理部门，根据需要抄送相关部门。重要行文应当同时抄送发文部门的直接上级部门。
（二）各部门、院（系）在各自职权范围内可以向下级单位行文。
（三）需经学校审批的具体事项，经学校研究同意后可以由党政部门行文，文中须注明已经学校研究同意字样。
（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级单位有权责令其纠正或者撤销。
第十六条 各部门、院（系）必要时可以联合行文。属于各部门、院（系）各自职权范围内的工作，不得联合行文。各部门、院（系）依据职权可以相互行文。
第十七条 未经学校批准，议事协调机构不得向各部门、院（系）发布指令性公文。临时机构一般不对外行文。
第五章 公文拟制
第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十九条 公文起草应做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。
（三）文种正确，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，格式规范；表述准确，文字精炼，语言庄重，用词规范。
（四）人名、地名、时间、 数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。
（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。
（六）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。
（七）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（八）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（九）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草单位应当提出初步意见。
（十）部门主要负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第二十条 各部门、院（系）以学校党政名义或以学校党委、院长办公室名义行文，应当代拟文稿。
（一）代拟文稿一般应当经分管校领导授权或者同意；文稿起草完成后应首先由分管校领导审核、同意后，再提交学校党委、院长办公室进入行文程序。
（二）代拟文稿应当由其办公室审核、主要负责人审签。
（三）代拟文稿的内容涉及到多个部门的，由主要负责部门牵头与相关部门协商，并由相关部门主要负责人会签后才能进入行文程序；若无相关部门的会签意见，党委、院长办公室将把代拟文稿退回原拟稿部门。
（四）代拟文稿应当在保证质量的前提下尽量缩短在本部门和会签部门的运转时间，经本部门主要负责人审签和有关部门负责人会签后，于正式公文印发前1周送达学校党委、院长办公室。紧急性公文可适当缩短时间。
（五）代拟文稿应当书面说明背景情况、行文依据、起草情况、会签情况等。
（六）经学校党委会议、院长办公会议审定的公文，由起草部门、院（系）修改完善后，提交学校党委、院长办公室进入行文程序。
第二十一条 公文文稿签发前，应由发文部门、院（系）办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律、法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及其他单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十二条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。
第二十三条 公文应当经单位负责人审批签发。重要公文和上行文由党委或行政主要负责人签发。各部门、院（系）根据各自职权制发的公文，由其主要负责人签发，或者报请分管校领导签发。签发人签发公文，应当签署姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署部门的负责人会签。
第二十四条 审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。
第六章 公文办理
第二十五条 公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档。
第二十六条 发文办理的主要程序
（一）复核。已经签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号和分送范围，并对公文标题、密级和保密期限、成文日期等详细记载。
（三）印制。严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。印刷涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。绝密级公文应当指定专人录入、校对、印刷、装订。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式等再作校核，并对用纸、墨色、裁切、装订等进行检查，核实无误后准确及时分发。
学校内部行文一般在OA办公系统上发布，非涉密公文原则上不发放纸质文件。在OA办公系统上发布的公文，由各部门、院（系）办公室负责接收、办理，第一时间内提交本部门、院（系）主要负责人审阅并签署办理意见，进入收文办理环节。
第二十七条 收文办理的主要程序
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签字、盖章应当使用全名，做到清晰工整，签收时间应当注明年、月、日，紧急公文应当注明签收的具体时间。签收时如发现问题，必须及时向来文单位查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、公文份数、主送单位、成文日期、分送范围、经办人等。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本部门办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。对上级部门的公文，凡标注印发传达范围的，按照规定的范围分送；未标注印发传达范围的，根据公文内容及有关要求合理确定分送范围。对下级及其他部门的公文，经筛选分类后分送，内容相同的报告类公文可以综合后分送。有明确时限要求的，按照时限要求分送。
批办性公文一般由办公室按照有关规定，结合工作实际，提出准确规范、简明扼要的拟办意见，报相关校领导或本部门、院（系）负责人批示后，转有关单位办理。转办时应当提出明确的办理要求。需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要，将公文及时送达传阅对象阅知或者批示。阅知性公文一般按照负责人职务排序从前向后传阅，批办性公文一般按照负责人职务排序从后向前传批。绝密级公文应当由专人负责办理。办理公文传阅应当严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十八条 发送和传递公文应当进行编号、登记，并严格履行交接手续。发送涉密公文，使用《发文通知单》登记。在封、包、袋上应当标明所装公文的最高密级、机要编号和收文单位名称；有时限要求的，标明紧急程度。发送绝密级公文，使用由防透视材料制作、周边缝有韧线的专用信封，信封的封口及中封处加盖密封章或者加密封条；使用公文袋封装时，公文袋的接缝处必须双线缝纫，袋口用铅志进行双道密封。
第二十九条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互联网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递传输涉密公文。
第三十条 需要归档的公文及有关材料，应根据有关档案法律法规以及档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。
第七章 公文管理
第三十一条 建立健全公文管理第一责任人制度。公文管理第一责任人应认真履行职责，及时研究解决工作中存在的问题，确保公文利用高效、管理严格。
第三十二条 公文确定密级前，应按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应按照所定密级严格管理。绝密级公文应由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级机关决定。
第三十三条 公文的印发传达范围按照发文单位的要求执行；需要变更的，应经发文单位批准。涉密公文公开发布前应履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。非涉密公文，未经批准不得公开发布。党的公文公开发布的，经发文单位批准，适时由党委宣传部播发。行政公文公开发布的，按照《中华人民共和国政府信息公开条例》和《山东省政府信息公开办法》等有关规定实施。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第三十四条 会议上一般不印发公文；确需印发的公文，应当在会议结束时即行收回。经会议主持部门批准，与会人员带回本部门的公文，应当及时交本部门公文管理人员管理。
第三十五条 严格落实涉密公文保密管理有关规定。
（一）涉密公文应存放在符合安全保密要求的场所，配备必要的保密设备，与非涉密公文和材料分别存放，并定期进行清查、核对；涉密公文电子版（含过程稿）应存储在涉密计算机或者专用涉密存储介质中。
（二）组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密公文，应在符合安全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围，并提出明确保密要求。
（三）借阅、复制、下载、汇编、摘抄涉密公文，应符合有关规定并经本部门负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应经发文单位或者其上级机关批准。复制、下载、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
存储公文的磁盘、光盘及其他存储介质按照所存储公文的最高密级管理。
（四）任何部门、院（系）、个人不得向无直接业务关系或者无隶属关系的部门、院（系）发送、索要涉密公文。对违反规定发送或者索要的，应当退回或者拒绝。
（五）涉密公文未经批准，不得携带外出。确需携带外出的，必须经发文单位或者发文单位授权的公文管理单位同意。
（六）涉密公文遗失或者泄密的，应立即采取补救措施，并及时报告发文单位或者经发文单位授权的公文管理单位，受理单位应立即作出处理，并及时报告上级发文机关和同级保密及公安部门。
第三十六条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十七条 涉密公文应按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十八条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定，报单位负责人审批并履行登记手续，派两名以上人员到现场监督销毁。绝密级公文应当逐页清点登记，机密级公文应当逐份清点登记，送交保密行政管理部门销毁工作机构或者保密行政管理部门指定的承销单位销毁。销毁涉密公文应使用符合国家保密标准的销毁设备和方法，确保涉密信息不可还原，确保涉密公文不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十九条 各部门、院（系）合并时，全部公文应随之合并管理；各部门、院（系）撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门，其他公文按照有关规定清退、销毁；临时设置的机构，当任务结束时，其公文集中移交同级党政部门办公室或者有关部门管理。
工作人员离岗离职时，所在部门、院（系）应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第四十条 党政公文含电报和电子公文，电报处理工作按照有关规定执行。
第四十一条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第四十二条 本办法由党委、院长办公室负责解释。
第四十三条 本办法自发布之日起施行。
附件：1. 滨州医学院部门、院（系）公文格式样本
2. 滨州医学院党政公文印制版式说明
附件1
滨州医学院部门、院（系）公文格式样本
滨州医学院××
滨医×字〔2014〕×号
×××××
关于××××××的通知
××××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1. ××××××××××××××××××××
××××××
2. ××××××××××××××××××××
×××××
（附件编排格式同正文，在本格式样本中不再列示）
（发文单位署名）
2014年×月×日
（××××××）
附件2
滨州医学院党政公文印制版式说明
一、公文用纸幅面尺寸及版面要求
（一）幅面尺寸
公文用纸采用A4型纸。
（二）版面
1. 页边与版心尺寸。公文用纸天头（上白边）为
2. 字体和字号。如无特殊说明，除公文标题用二号字外，公文正文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
3. 行数和字数。一般每面排22行，每行排28个字。特定情况可以作适当调整。
4. 文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
二、印制装订要求
（一）制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。
（二）印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不超过
（三）装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过
1. 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各
2. 无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
3. 骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为
三、公文格式各要素编排规则
（一）公文格式各要素的划分
版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
（二）版头
主要包括份号、密级和保密期限、紧急程度、公文单位标志、发文字号、签发人等项内容。
1. 份号
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2. 密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
3. 紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4. 发文单位标志
由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。各部门、院（系）发文单位标志用规范化全称，不加“文件”二字。
联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。
5. 发文字号
由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。各部门、院（系）发文单位代字提倡使用“字”号编发文件，例如党委组织部可编为“滨医组字〔年份〕**号”。各院（系）党政公文可分别编号。
编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布；或在首页红色分隔线下居右顶格排布。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
6. 签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7. 版头中的分隔线
发文字号之下
（三）主体
主要包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、发文单位署名、附注等内容。
1. 标题
由发文单位名称、事由和文种组成。
一般用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2. 主送单位
公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。
3. 正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。
4. 附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
5. 发文单位署名、成文日期和印章
发文单位署名一般署全称或规范化简称。下落成文时期，用阿拉伯数字。
（1）加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
（2）不加盖印章的公文
单一单位行文时，在正文（或附件）下空两行右空二字编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日期，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排。
（3）成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（4）特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
6. 附注
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。包括联系人、联系电话、公文印发传达范围等需要说明的事项。
7. 附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（四）版记
主要包括抄送单位、印发单位和印发时间等。
1. 版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2. 抄送单位
如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。
3. 印发单位和印发日期
印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。
（五）页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘
四、公文中的横排表格
A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
五、公文中数字、时间和计量单位的用法
（一）数字
1. 一般原则：使用阿拉伯数字或是汉字数字，有的情形选择是唯一而确定的。
（1）统计表中的数值，如正负整数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。
（2）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。
2. 使用阿拉伯数字或是汉字数字，有的情形，如年月日、物理量、非物理量、代号中的数字，目前体例尚不统一。对这种情形，要求凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较准确时，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，或者为避免歧解，可灵活变通，但全篇体例应相对统一。
3. 数值巨大的精确数字，为了便于定位读数或移行，作为特例可以同时使用“亿、万”作单位。
4. 一个用阿拉伯数字书写的数值应避免断开移行。
5. 阿拉伯数字书写的数值在表示数值的范围时，使用波浪式连接号“～”。
6. 概数和约数
（1）相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。如二三米，十三四吨。
（2）带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。如几千米，一百几十次。
（3）用“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示的约数一般用汉字。如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，其中既有精确数字，也有用“多”、“余”等表示的约数时，为表示局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。
示例1：这个协会举行全国性评奖十余次，获奖作品有一千多件。协会吸收了约三千名会员，其中三分之二是有成就的中青年。
示例2：该省从机动财力中拿出1900万元，调拨钢材3000多吨、柴油1400吨，用于农田水利建设。
7. 字体
阿拉伯数字，一般应使用正体二分字身，即占半个汉字位置。
（二）时间（世纪、年代、年、月、日、时刻）
1. 要求使用阿拉伯数字的情况
（1）公历世纪、年代、年、月、日。年份一般不用缩写。
（2）时、分、秒，如4时，15时40分（下午3点40分），14时12分36秒。
2. 要求使用汉字的情况
（1）中国干支纪年和夏历月日，如丙寅年
（2）含有月日简称表示事件、节日和其它意义的词组。
如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其它月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如“一·二八”事变（
（三）物理量
物理量量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。如8736.80㎞（
（四）非物理量
1. 一般情况下应使用阿拉伯数字。
2. 整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。
六、纪要格式
纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为
标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
纪要格式可以根据实际制定。
七、非法定文种的格式
一些常用的公文由于不属于法定的正式公文文种范畴，所以不能采取标准式的公文格式，也不具有独立的行文资格。象总结、计划等常用文，只能采用简便式公文格式，即无版头、发文字号、主送单位、抄送单位、版记等要素，正确格式是：标题、正文、成文时间等。当总结、计划等常用文必须正式行文时，必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为载体。
